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フォーマザー保育園(埼玉県)

残業ナシの「働き方改革」が実現!
若手の成長も速くなり、さらにゆとりが生まれる好循環に。

フォーマザー保育園 辻先生

導入プロダクト
キッズリー
ポイント
事務の効率化、手書き業務の削減、先生の残業削減

要約

  • 休憩ナシ、サービス残業が当たり前の働き方を変えたかった
  • 導入後、保育中に事務作業をする雰囲気ができて、業務時間内に完結するようになり、残業がなくなった
  • 若手の成長スピードが速くなり、ベテランも従来より短い指導時間で仕事を任せられるようになった

休憩ナシ、サービス残業当たり前。この働き方を改革したい。

ーキッズリーを導入したきっかけを教えてください。

職員の働き方改革を目指したことがきっかけです。

現場では、定められた休憩を取らず、連絡帳や日誌などの事務作業をすることが常態化していました。職員同士でお茶を飲みながら、子どもの話をしながらできる、職員にとって楽しい時間でもあるので、なおさら休憩を取らないんですよね。

また、週報や月報も、自宅に持ち帰って作業をする「サービス残業」になっていました。それも、昼間は子どもにしっかり向き合いたいので、書類作成は家でゆっくりやりたい、という意識が強かったからなのです。

つまり、職員の仕事に対する意識が高いからこそ、休憩ナシやサービス残業が当たり前になっていました。その状況がわかっていたので、法人としては一律で残業代として調整給を払っていましたが、お金を出す出さないの問題ではないと思っていました。職員はしっかり休憩を取り、休日もしっかり休んでほしい。そして、心も体もリフレッシュして保育に集中してもらいたい。そう願っていて、この課題を解決するツールはないかと考えていたところ、キッズリーに出会いました。抱えていた課題の解決にピッタリだったので、すぐに導入を決めました。

「働き方を変える」共通認識を持つことで、年配の職員も説得。

ーこれまで手書きだった業務をデジタル化するにあたり、職員の反応はいかがでしたか?

スマートフォンに慣れている若い世代の職員はすんなり受け入れてくれたのですが、年配の職員の中には、「パソコンとかデジタルは苦手!」と拒否反応を起こす人もいました。手書きなら若い職員よりずっと速く仕事ができたのに、いきなり一番できない人になってしまうのは、プライドもありますから否定的になるのもわかります。

ですが、子育てをしている職員が多いので、「子どもが病気になったら休めるし、学校行事にも参加できる。休憩もしっかり取れるし、休みは1日中ゆっくりできる。そんな園に勤めていれば、そのことを周りに言いたくなる、自慢したくなるでしょう?家族のために使うべき時間を仕事のために使うことはもうやめて、自分の時間を大切にしましょう。」と話すと、納得してくれました。

こうした「働き方を変えていこう」との意識を、全員で持つことは大切なことです。実は、導入して2ヶ月ほど経ったころ、「今まで手書きだと1時間で済んでいた書類作成が、慣れないスマホだと2〜3時間かかります。」と泣いて訴えてきた40代の職員がいました。その時は管理者として胸が苦しくなりましたが、「働き方を変えるためにやっている」との共通認識があったので、説得することができました。また、本人も目的はわかっているので、頑張ることができたのだと思います。半年もすると「導入して良かったです。」と言ってくれて、ホッとしました。

ツール導入が、保育室を出やすい雰囲気を作るきっかけに。

ー導入後、「働き方改革」は実現しましたか?

これまで、保育士はあまり時間の使い方が上手ではない、という一面がありました。昼間は子どもを見なくてはいけないと言っても、15分、30分ならば少し抜け出して、事務作業をする時間を捻出することはできます。しかし、今までは保育室を出て作業をする雰囲気がなかったんですね。

それが、キッズリー導入後は、作業時間が短くなったこと、すきま時間にできる作業が多くなったこともあり、保育室を出て作業をする習慣ができました。ツールを導入したことが、「少し作業をしてきます」と言いやすい雰囲気を作るきっかけになりました。
その結果、持ち帰り仕事や残業は、ほぼなくなりました。

若手職員の成長スピードがアップ。ベテランも仕事を任せやすい。

ー若手職員が仕事を覚えるスピードも速くなったそうですね。

はい、若い職員の教育面でもプラス効果がありました。若手はあっという間にツールに慣れたので、業務が格段にスピードアップして、できる作業量がどんどん増えていきました。そうすると、ベテラン職員も若手に仕事を任せやすくなります。その分、どんどん仕事を覚えていくので、以前に比べて若手の成長スピードがアップしているんです。

ベテランにとっても、今まで書類作成はそばでベッタリくっついて指導しなければならなかったのが、若手が入力したものを時間が空いた時にチェックして、アドバイスをすればOKなので、指導時間がグッと減りました。若手が成長すれば、自分自身の仕事も楽になり、休みも取りやすくなる。良い循環が生まれています。

紙のお便りをデジタルに。「渡した」「受け取ってない」のストレスが解消!

ー他に、導入後の変化はありましたか?

保護者とのコミュニケーションがスムーズになりました。電話でのやり取りは激減しましたし、保護者にとっても、園に電話するほどでもないちょっとしたことを、気がついた時にデジタルで連絡できるので、気持ちが楽になったようです。また、紙のお便りは「渡した」「受け取っていない」といったすれ違いがどうしても発生してしまうのですが、デジタルで連絡するようになって、そのストレスから解放されました。ペーパーレスになって作業量も減りました。

また、保育日誌などの帳票に写真を添付できることも良いですね。文章よりも写真のほうが状況が伝わることが多々あるので、職員全体で意識を共有したり、振り返ったりしやすい記録が残せるようになりました。

最初は怖くて当然。成功体験を積み重ねれば、必ずプラスの効果が現れる。

ー導入前の課題であった「職員の働き方」に悩んでいる園は、まだ多いと思います。アドバイスがあれば教えてください。

園長先生が集まる場に参加することがありますが、どこの園も課題は同じだな、と感じます。
「連絡帳を書く時間が長すぎて、みんな休憩を取らないのよね。」
「持ち帰りの仕事を止めようと言っても、全然だめ。いつも持ち帰ってしまう。」
そんな話題であふれていました。

ICT化の良さは、やってみないとわかりません。最初は今までになかったもの、大きく仕事を変えるものなので、怖さが先に立ってしまうこともあると思います。ですが、慣れていって少しずつ成功体験が積み重なると、必ずプラスに作用して、働き方が変わってきます。キッズリーは無料で使えるアプリもあるので、業務の一部でも導入してみると、その効果がわかると思いますよ。

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