シフト作成、給与計算の業務時間が大幅削減!手頃な価格も導入の決め手。

つばさのもり愛宕保育園 森谷千佳子園長
導入前の課題
  • エクセルでシフトを手作りしていたため、シフト作成に毎回15時間ほどかかっていた
  • 給与計算のために別の勤怠管理システムを使っていたためシフトを二重入力する必要があり、データの突き合わせにも時間がかかっていた
導入後の成果
  • シフト作成と給与計算にかかっていた時間が大幅に短縮できた
  • 保育施設のシフト作成に特化しているため、エクセルで作っていたときに悩んでいたような細かい調整も楽になった
  • 出退勤機能と連動しているため給与計算の手間が減った

エクセルでシフトを手作り、さらに給与計算のために二重入力。この手間をなんとかしたい!

ルクミーシフト管理を導入したきっかけを教えてください。

エクセルでシフトを作っていたのですが、まずカレンダー作りから始めなくてはなりませんでした。日にちや曜日の組み直しが地味に大変なんですよね(笑)。

作ったカレンダーにまずは手書きでシフトを埋めていき、ある程度まとまったらエクセルに入力する流れで作成していました。早番と遅番のシフトの数を保育士ごとに確認して、均等になるように調整するのですが、エクセルのCOUNTIF関数を使っても間違いが起きるので、最終的には手で数えていたんですよ。そんなやり方をしていると、1日に3時間費やしても4〜5日かかるので、15時間ほどかけて作成している計算になります。とにかくこのシフト作成時間を短縮したいと思っていました。

もうひとつ、給与計算についても課題がありました。以前は別の勤怠システムを使用していたのですが、給与計算をするためには、エクセルを見ながら、そのシステムにシフトを入力しなければならず、二度手間だったんです。さらにタイムカードの打刻データとすり合わて確認したりして、こちらも1日に3時間費やしても2〜3日はかかっていましたね。

これらの手間が減り、事務作業の時間が短縮できる仕組みを探していました。

ルクミーシフト管理は課題解決にピッタリ。手頃な価格も導入を後押し!

ルクミーシフト管理のことは、いつ知りましたか?また、他のシステムも検討しましたか?

もともと導入していたキッズリーからのお知らせで知りました。ちょうどシフト作成と勤怠管理のツールを探していたところで、ピッタリだと思ったので、問い合わせをしました。お試しで使うことができるとのことだったので、まずは使ってみよう、ということになりました。

実は以前も、ルクミーと同じようにAIでシフト作成ができるツールを他社から提案されたことがあったのですが、100万単位の価格だったので、とても手が出なかったんです。その点、ルクミーは価格的にも手頃だったので、手を出しやすかったですね。

保育士のシフトに特化して作られたシステムで、かゆいところに手が届く。

お試し期間の後、正式に導入を決めた理由は?

悩んでいたシフト作成と給与計算にかかっていた時間が大幅に短縮できたことです。完成されたカレンダーが出てくることに、まず感動しました(笑)。出退勤機能とも連動できるので、助かっています。

さらに、ルクミーは保育士のシフトに特化して作られていることも決め手でした。当園は職員の勤務体系がバラバラでシフトが細かいので、そこに対応できるのか不安がありました。しかし、実際に使ってみると、「そうそう!ここが悩みだったの!」と言いたくなるような、細かいところにも手が届くように作られていることがわかりました。パート保育士の決まった勤務パターンを「入力パターン」であらかじめ設定できたり、統計情報で保育士ごとのシフト数が見られるので均等な配置にしやすかったり、「これがあれば便利」と思う機能がいろいろとあります。

説明動画がわかりやすく、スムーズに導入。キッズリーの登録情報も活用できる。

導入はスムーズに行きましたか?

説明の動画を見たら、すぐに理解できたので、すんなりと業務に組み込むことができました。もともとキッズリーを使っていたので、すでに登録していた職員情報をそのまま使えたのも、手間が省けてよかったです。

※2021年11月時点では、ルクミーシフト管理はキッズリーをご利用いただいていない園・施設さまでもご利用いただけます。

導入してまだ日が浅いこともあり、実はまだ自動入力を使っていません。当園のシフトパターンをAIに覚えてもらえたら、自動入力機能を試したいですね。さらに負荷が減ることを楽しみにしています。

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