イベントの出欠確認やアンケートにオンラインの無料フォームを活用。保育者と保護者の手間・負担を軽減

認定こども園さくらさまでは、保護者参加イベントの出欠確認や用品販売などを「Googleフォーム」で行なっています。
Googleフォームとは、オンラインでアンケートフォームを作成できるツールのこと。
Googleのアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用可能です。
たとえば運動会や発表会などのイベントで保護者の出欠をとるときに、Googleフォームでアンケートを作成。
そうすると、保護者はそのアンケートページから出欠などを回答できるようになり、紙でのやり取りが不要になります。

さらに、アンケートページのURLをお知らせで配信したり、アンケートページのURLにアクセスできるQRコードを作成して各クラスの扉に貼り出したりと、保護者が自分のスマートフォンからアクセスしやすいよう工夫しています。

また用品販売についても、イベントの出欠確認と同様にGoogleフォームを活用。
アンケートページのURLにアクセスできるQRコードを教室の壁に貼ったり、チラシに印刷して配布したりして、保護者の状況にあわせてアンケートページにアクセスできる仕組みを作っています。

Googleフォームを使えば、回答内容がスプレッドシートに自動で集計されます。
そのため、保護者からアンケート用紙を回収して回答を一覧表に記入する……といった紙のアンケート特有の手間が省けるのです。
Googleフォームのアンケート作成も、Web上で簡単に操作できます。

保育者がアンケートの作成・集計作業をしなくても出欠を把握できるようになり、イベントにまつわるコミュニケーションコストが低減しました。

Googleフォームを利用開始した当初は、保護者から問い合わせを受けることがあったものの、Web上で完結できることに便利さを感じている保護者がほとんどだと感じています。

※Googleフォームは、Google LLC の商標または登録商標です。
※QRコードは株式会社デンソーの商標登録です。

本インタビューは『スマート保育園・幼稚園・こども園通信』2021年度5月号にも掲載されています。
こちらからPDF版をダウンロードいただけます。
※Web版とPDF版で編集の都合上、一部内容が異なる場合があります。
※記載内容はインタビュー当時の内容です。