預かり保育料の計算・請求業務など幅広くICTを取り入れ先生たちがもっと保育に集中できるように

兵庫県姫路市北部の自然豊かな環境にある幼稚園型の認定こども園、真愛幼稚園の山中園長先生に、ルクミーを導入された導入の経緯や利用した感想をうかがいました。

理想の保育を実現するためにICTを上手く使う

まずICTを導入しようとした背景について教えてください

私はもともと別の業界で仕事をしていたのですが、伯父夫婦が経営していた幼稚園を引き継いだことをきっかけに教育・保育の業界に飛び込む形になりました。

当園がある兵庫県姫路市は人口の多さに対して私立幼稚園の数は少なく、近年は公立幼稚園も統廃合が進んだり定員割れをしたり、確実に少子化の影響を感じています。そのような中で、保護者や職員に選ばれる園になるための試行錯誤を日々繰り返しています。

とはいえ、さまざまな保護者ニーズにすべて応えようとすると現場の先生たちの負担は増えていく一方です。当園は「自由と創造を育成する」という理念を掲げており、自然豊かなこの環境を土台にしたさまざまな”体験”と、体験からの一人ひとりの学びを大切にしたいと考えています。それが実現できる保育を「ゆったりした保育」と私は呼んでいるのですが、先生のため、子どものためにも「ゆったりした保育」により集中できるようにしてあげたい。結果的にそれが保護者に選ばれることになるのかな、と。

そこで、現場の先生や事務の方の記録・事務作業系の負担を減らすことで、本来の保育の部分に集中するための第一歩になるのではないかと考え、ICTの導入を検討するようになりました。

ICT化することで時間的にも心理的にもゆとりが生まれ保護者からも好評

現在ルクミーで主に使っている機能はどれですか？

登降園、請求管理、バス位置情報、写真撮影・管理（フォト）クラス日誌・個別日誌（帳票管理）、おたよりを使っています。

登降園と請求管理は預かり保育料の計算をするのに、やはり手集計だと大変だったのでシステム化してから毎月の計算が楽になりました。もともと数年前から他社さんの登降園のシステムを入れていて、価格の関係もありキッズリーに変更し、今はルクミーを使っています。
ルクミーはこの機能単体ではなく他機能との連携などもありますので、そういった面も含めて期待しています。

バス位置情報はルクミーの中で一番最初に使い始めた機能ですが、シンプルなのにニーズにピッタリでした。

当園のバスルートはバス停ごとの時間のバラバラつきが大きく、さらに混む日・混まない日が読めない地域なんです。遅延したらバスの人が園に電話で「〇分遅れています！」と知らせてくれるのですが、そのバスの方からのお知らせをさらに園の先生が保護者にメールでお知らせしていました。

通常朝は掃除をしている時間なので、電話対応に入って、そこからすぐメールを送るという業務が発生してしまうのは大変です。

保護者が直接バスの位置がわかるため、これまでの電話とメールの連絡が単純になくなり、気持ちに余裕が生まれました。保護者からも好評で、特にバスルートの後半の方のバス停を利用する保護者の方からは「入れてよかった！」との声をもらっています。

おたよりはもともとペーパーレスの要望が現場からあった業務です。おたより自体を作ることは良いのですが、一番大変なのは印刷して・折って・配る、この一連の部分。子どものカバンの中でぐちゃぐちゃになって保護者までそもそも届かない、ということもめずらしくないですからね。作ったおたよりをファイル添付して保護者宛に一斉送信、にすれば確実に届きます。保護者側も、いつでもどこでも見ることができるというメリットがあります。

また、急な連絡の際も紙の場合だと「印刷して・折って・配る」の時間がどうしても必要になりますが、アプリで送信すれば時間的にも短縮できるため、前工程である作成そのものにも自然と余裕が生まれました。

それから、写真の撮影もルクミーフォトの撮影アプリを使っています。これまで撮影はしてもパソコンへの取り込みや管理が非常に手間でしたが、撮影アプリを使うとその日に撮った写真や動画をすぐに確認できるのは大変便利です。

動画を大きな画面に映して子どもたちと一緒に見たり、写真もipadで確認できるので、子どもたちと先ほど撮ったばかりの写真を共有して、いっしょに振り返ることもできました。

ICTの浸透は現場と先生と一緒に進めるとスムーズ

現場の先生や保護者へのICTの浸透はスムーズにいきましたか？

　保護者浸透については、登降園はタブレットのみ、バス位置情報はURLを見るだけなのでそれほど大きな混乱はなくスムーズに使っていただいていると思います。アプリをインストールいただくのは、紙の案内をお配りしたりしましたが、今の保護者の方はだいぶスマートフォンに慣れているので大きな抵抗もありませんでした。

　現場の先生への浸透に関しては、比較的得意な先生がいたので、その人が中心となって使い方を教えてくれたりしています。全体では機械が苦手な先生は多いですよ。コロナ禍でようやくICT活用の動きになり、進んできたとは思いますが。やはりスマートフォンは触れるがPCは苦手という先生は多いです。

　そのため、現場に一人中心になって操作面をガイドしてくれる先生がいると浸透は比較的スムーズかと思います。

★2022年秋には用品販売の集金業務もルクミーにしてかなり楽に

新たにルクミー園モールもご利用をスタートされましたが、先生方の反応はいかがですか？

※2022年12月に追加インタビューを行いました。

かなり負担が減ったと思います！

以前は口頭で注文を受けて集金袋をお渡しする、というよくあるアナログなやりとりでした。例えば朝に「上靴を忘れたから買いたい」「靴がボロボロになったから買いたい」というように、突然注文を受けることも。その場で商品をお渡しして後から集金というスタイルが主流となってしまい、集金をうっかり忘れることがないかどうかの心配がありました。

ルクミー園モール導入後は、決済後のお渡しに切り替えたこともあり、忙しい保育の合間の「ながら対応」が減り、その場でやるべきことが中断されないので、時間以上の負担削減を実感しています。

また、集金忘れの心配や現金の取り扱いもなくなったのでストレスも減りました。

保護者もWEBサイトでの購入に慣れているのか、導入時も大きな混乱なくスムーズに運用を切り替えることができました。

今後はさらに「体験」からの一人ひとりの「学び」を大切にするための取り組みを

まずは目の前の記録・事務業務の負担軽減を、ということでしたが今後こういうことを進めていきたい、取り入れていきたい、といったイメージはありますか？

3年前から、写真と先生のコメントを残した「ポートフォリオ」を活用し、活動の中でどのような育ちがあるのか、10の姿などに照らし合わせての、先生間での振り返りに挑戦し、ようやく「振り返り」の定着ができてきました。

一方で、「いつもデジカメで撮影した膨大な量の写真を選んで添付が結構大変」という声が現場の先生からあがっていたため、ルクミーの日誌や、写真を使ったドキュメンテーションなどを活用し、「体験からの学び、育ち」について振り返り・語り合うことを実現していきたいと思っています。