写真を見ながら振り返ることで、職員に新たな視点が生まれ、日誌の書き方も変化が

戸田第2すこやか保育園
導入前の課題
  • シフト作成で日版を週版に書き換える際、エクセルファイルに打ち直していたため、時間がかかっていた
  • 子どもたちの写真を掲示するために、デジカメの撮影データをパソコンに取り込んで印刷していたので、手間がかかっていた
  • 日誌を書く際に子どもの様子をうまく言葉に落とし込むのが苦手な先生がいた
導入後の成果
  • 日のシフトと週のシフトが簡単に変換できるため、打ち込みの時間が減った
  • 撮影時にクラス設定をしておくと、そのクラスの保存先に写真が自動で振り分けられるため、作業が楽になった
  • 作成したドキュメンテーション(PDFファイル)がそのまま印刷できるので、掲示するまでの手間が減った
  • 写真をたくさん撮るようになり、若い先生の日誌の書き方にも変化が生まれた

ICTを活用して、保育以外の作業時間を減らしたい

ルクミーを導入いただいた背景を教えてください。

メールの一斉連絡ツールをもともと導入していて、それが切れるタイミングでICTの導入を検討していました。

ルクミーさんは「保育をどうしよう未来会議」に参加して知っていましたし、フレーベル館さんからも「シフト作成困ってない?」と以前から紹介いただいたこともあって、お話を聞いてみようと思いました。

詳しく話を聞いてみると、シフト以外にもドキュメンテーションなどもあるとのことだったので、当園ではもともと紙でドキュメンテーションは行っていたことから、他の機能などの連携などの面も考慮して、まとめてルクミーにしようということになりました。

いくつかの他社サービスとも比較されていたそうですが、「ルクミー」を選んだ決め手は何だったのでしょうか?

他社サービスと比較する上で重視したのは、実際に職員自身が使いこなせるかどうかです。まずはユニファさんから機能のご紹介があり、園からはクラス単位でわからないことを質問したところ、すごく丁寧にご説明いただきました。園内で相談したところ、職員間で「ぜひ導入したい」という流れになりました。

「ルクミー」は、パソコンでの操作画面のデザインがすごくかわいいですよね。ほかのサービスよりも柔らかさや優しさが感じられ、自分自身がワクワクできたのも決め手の1つになったと思います。

重要なのは、職員が無理なく少しずつ使いこなせること

ICTの導入に対して当初、園内で抵抗はありませんでしたか。

もちろん、不安はありました。そのため、まずは職員リーダーを中心に使い方を覚えつつ、全職員に浸透していくよう心がけました。

ユニファさんからもマニュアルを用意していただいていましたが、それでもなお理解が難しいときはサポート担当に電話をし、その都度丁寧にお答えいただきました。そのおかげで、スムーズに導入できたと思います。

また、説明を受けるときにも話をしてもらった通り、全部を一度に入れずに少しずつ使うようにしていったのも良かったと思います。まず写真をとるところから始めて、写真にコメントをつけるようになってドキュメンテーションを作ってみて。

そうすると「これを保護者にも伝えたい!」という意識になってくるため、おたよりなどで保護者へ共有するようにして。そのため、保護者機能を使うようになったのは最近なのです。

そうやって、複数機能を一気に導入せず、徐々に増やしていくことでだんだん慣れていくように意識しました。

導入時、デバイスやインターネット環境など、準備したことはありましたか。

まず、ユニファさんからクラスに1台ずつiPod touchをレンタルしました。当園の地域にICTシステム導入補助金がまだなかったため、導入コストを抑えることができたのはとても助かりました。

さらに新型コロナウイルスの補助金を活用し、タブレット3台を購入しました。
これはおたよりなどの情報伝達用に使用しています。

今後はタブレットの数を増やして、クラスに1台設置したいと考えています。
子どもたちが検索機能で調べ物をしたり、職員の写真閲覧用に活用したりするなど、できることを増やしていきたいですね。

最初のきっかけだった「ルクミーシフト管理」のほうは使ってみていかがでしたか。

今までは日ごとのシフトを週で通して見たい、となった場合すべて手書きで書き写し直しでした。

それが今はシステム上ですぐ変換できるので、シフト作成の表を作る部分に関しては時間がだいぶ減ったと思います。

その他「ルクミーフォト」「ルクミードキュメンテーション」「ルクミーおたより」などの機能についてはどのように活用されていますか?

各クラスの職員は、iPod touchで子どもたちや日々の保育の様子を撮影しています。
これまではデジカメで撮影してからSDカードをパソコンにつないで……、と取り込みの時間がかかっていました。

ルクミーを導入してからはiPod touchから自動で写真データがアップロードされるため、わざわざパソコンに取り込む作業がなくなり、業務時間の大幅な短縮になりました。

登録した写真は、保護者に販売するほか、さまざまな場面で活用しています。

例えば「ルクミードキュメンテーション」を使えば、iPod touchを操作して写真にコメントを添付できます。
それをそのまま印刷すれば保護者に見ていただけますし、職員にとっては保育の記録にもなります。

「ルクミーおたより」で作成したおたよりに、写真を貼り付けられるのも便利ですね。
PDFファイルで保護者に一斉配信できるのでペーパーレス化もできました。

また、お母さまやお父さまだけでなく、遠くに住んでいるお祖父さまやお祖母さまもおたよりを見られるようになり、「子どもの、孫の成長をより身近に感じられるようになった」と好評をいただきました。

※ルクミードキュメンテーションでは、写真にコメントを記録する「ヒトコマ」の機能のみスマートフォンのブラウザからもご利用いただけます。

観察力の向上や日誌の変化で、職員の成長を実感

「ルクミー」を導入して、どんな変化がありましたか。

2点あります。1つ目は、ドキュメンテーションの作成が以前よりも活発になり、振り返りがもっと楽しくなったことです。

まず写真の整理と印刷が楽になったことで、今まで以上に積極的に撮影するようになりました。
そして記録した写真を通じて、子どもたちの様子を振り返る時間が増えました。

ルクミードキュメンテーションでは、作成したドキュメンテーションをPDFにして、印刷できる機能があるので、それをそのまま園内で保護者向けに掲示しています。

以前は写真をコピー機でプリントして、模造紙に貼り付けて……、という手順を踏んでいたため、それがなくなった分、より「内容」に集中できるし、作成の頻度も上がりました。

今後の保育につながりますし、そこで得た気づきを保護者にも伝えられるのも大きなメリットです。

制作物を作る子どもたちの様子をストーリーで振り返ったりもしています。

戸田第2すこやか保育園のドキュメンテーション利用例
制作物の過程をルクミードキュメンテーションで作成し掲示した例

2つ目は、職員の成長につながったことですね。職員は毎日のように日誌をつけますが、全員が「文章を書く」ことが得意なわけではありません。
それぞれの頭の中にはきちんとあるのですが、記載する際に言葉でうまく言い表せない、といったイメージです。

しかし、そういった言語化が苦手だった職員の日誌がある日、「この遊びによって、この子にどんな変化があった」などの記述の解像度が上がっていたんです。
文章から観察眼を感じるようになりました。

本人にそれとなく日誌の書き方が変化した理由を聞いてみると、「ルクミーフォトで撮影した写真を、何回も見ました」と言っていました。

これまでは、記憶の中から印象的なエピソードを引っ張り出し、毎日それを行うのが大変だったそうです。

今は写真をたくさん残すことで、より記録しておくべき様子が見つかるようになったという声がありました。

「このときは我慢して、お友達にオモチャを譲ることができていたな」「この写真の場面では、お友達と相談しながらものづくりができていたな」など、写真を見ていると具体的な言葉が浮かぶようになったそうです。

「ルクミー」の導入によって、写真の整理や日誌記入に役立ったのはもちろん、これまで以上に職員の観察力が向上したと思います。

職員の成長を感じることができるのは、とても嬉しいですね。

園で作成した日報は、ルクミーおたよりにて保護者へ配信しております。
写真も添付できるので、より内容が伝わりやすくなり、電車の中でも見られるのでとても喜ばれております。

また、職員のグループにも配信していますので、他のクラスの活動内容の理解、文章作りのヒントにもなっております。

写真つきおたよりの例
写真付き日誌をおたよりで送信した際の例

今後、「ルクミー」を活用してやっていきたいことなどはありますか?

そもそも日報は、日々の様子をお伝えするだけのツールではなく、貴重な成長記録と保育活動の記録としての役割もあります。

PDFファイルのデータを印刷し、いつでも読み返せる紙媒体として残せるようになることで園内でのエピソード研修等に活用できるとなお嬉しいですね。

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