保護者連絡の際の煩雑だったステップがスムーズに。連絡も写真の集約も楽になり保育者・保護者どちらも嬉しい

香川県小豆郡にある企業主導型保育園「くさかべ保育園」でのICT導入や現在の活用について、ICT推進を担当されている社会福祉法人清見福祉協会の八木先生に伺いました。

今の保護者に合わせて保護者連絡のツール活用を検討。現場目線が盛り込まれた使いやすさに惹かれて導入

これまで園では何かICTは導入されていましたか？

ルクミー午睡チェックを導入していたのと、「くさかべ保育園」では保護者連絡でメール配信ツールを使っていましたが、それ以外はほとんど手書きでした。

メールだとどうしても「保護者の方のメールボックスの中で埋もれてしまう」、「開いてダウンロードして手間がかかる」、そして園としても「送るのに手間がかかる」といった悩みがありました。

そのため、園長・副園長が「今の保護者に合わせた連絡方法として、アプリが良いのでは？」と検討し始めたタイミングだったのです。

ルクミーでお話しを聞いてみたところ、課題であった保護者連絡に加え、見直したいと思っていた写真管理ツールもあるということで、「一つのサービスで色々な課題が解決できそうだ！」と期待感がもてました。

導入検討の際は、同じ法人の他の園で使っている他社ツール含め、全部で5社ほどのサービスを色々使ってみて比較しました。

最終的に現場の先生達を中心に使いやすいものを、と思い「くさかべ保育園」ではルクミーのICTを活用していくことに決めました。

実際に使ってみてもフォト、おたより、連絡帳など、さまざまな機能が同じサービスとして、デザインや動作も統一されているのが使いやすいと感じています。

保護者連絡の大変さはルクミーを使うことで解消できましたか？

これまで「一斉連絡をする」「おたよりを出す」という場合は、メールシステムを使うために作業が分かりにくく、事務の先生にお願いすることが多かったですが、ルクミ―は見た目がわかりやすく担任からも気軽に送れるようになりました。

連絡帳に関しても園児一人ひとりのカバンからノートを探して、取り出して、あちこちある記録を元に転記して……といった作業がなくなりました。導入前に感じた「現場の手間が省けそうだ」という期待が、その通りになりました。

特に「一括入力」が好評です。連絡帳の体温部分を、一人ひとり1回ずつ開かなくても、「体温」のページを開けば、全ての園児の体温を入力していけたり、ルクミー午睡チェックのアプリが記録している睡眠の記録を、クラスボードを介して連絡帳にデータを反映できるなどの機能は、「そんなことまでできるの！？」と先生の中でも驚きがありました。

保護者目線では「ルクミー」のアプリはいかがでしょう？

私自身も子どもを園に預けており、メールからアプリに変わったタイミングも経験しましたが、やはりメールよりもアプリの方が見やすいと感じています。

事前の丁寧な説明に満足。これまで色々使ってきたが、その中でもルクミーの使い方を覚えるのは早かった

導入にあたって大変なことはありませんでしたか？

事前にユニファから説明があり、お試し期間を利用して園で触ってみた上で、もう一度ユニファから説明をしていただきました。おかげで、私たちとしても非常にわかりやすかったです。こちらからバンバン質問していたのですが、その都度丁寧に説明していただけました。

先生方への周知はどのようにされたのでしょうか？

年度末に全員参加の研修の機会があるので、機械が得意な職員から説明をしてもらいました。それまでに自分で触って理解をしておいてくれて、その説明がわかりやすかったこともあり、すんなり導入できたのではないでしょうか。

特にルクミーフォトの撮影アプリは、他のシステムに比べてさまざまなボタンを押していって……ということではなく、アプリを起動してクラスさえ選べばあとはアプリ内で完結するのが楽でした。他のシステムの導入時よりも職員の理解も早かったように感じています。

「声掛けをして周って、SDカードを開いて、整理して、現像」からの変化、写真の集約も楽々

「ルクミーフォト」を利用して日々100枚、200枚とたくさん撮っていただいているようですね。

「写真が1枚あると色々な情報が伝わるよね」と、「ルクミーフォト」導入以前からも、保護者へ送る毎日のメールに2～3枚添付するようにしていました。副園長から、写真で保護者に伝える・伝わる重要性の話があり、取り組んでいたところです。

また、写真販売についてはそれまでSDカードに保存したものや職員個人の携帯電話に保存したものを、写真係が声掛けをして周って、販売するために集めて、整理して、業者に頼んで……といった流れなので大変でした。
そこからクラスにあるiPhoneや職員個人のiPhoneで撮ったものをAir Drop（無線通信）でiPadに送るようになった分、多少楽になってはいたのですが……。

「ルクミーフォト」導入後は写真のやり取り自体も飛躍的に楽になりました。今はクラウド形式になって「撮影したスマートフォンから、別のスマートフォンに送る」というワンクッションもなくなりました。

同じ法人が運営するこども園では、人数が多く個別に写真を送ることが困難なため、「ルクミードキュメンテーション」で日々の様子を配信しています。
これまでは写真を選んで、現像して、それを紙に貼ってお知らせするやり方をしていたのでかなりデジタル化が進みました。

手間の削減以外で写真に感じるメリットはありますか？

クラスに関係なく欲しい職員が欲しい時にタイミングで写真を見たり添付したりできますし、主任や教頭先生も「こんな時にこんなことしているんだ」と園の様子を把握しやすくなったようです。

即時的に写真が整理されるので「あのクラスの写真の枚数が足りていない！」というのがすぐにわかるのもよいですよね、販売前に慌てることもなくなりました。

写真の可能性はまだまだ感じているので、これからも園で知識を高めながらうまく活用していきたいと思います。