保護者との連絡がスムーズに。ICTの可能性にも気づかされ、研修の実施など保育の質向上にもつながる！

今回は、「スマート保育園・幼稚園・こども園応援プロジェクト」にご参加いただいている、創立１００周年になる大分県の月隈こども園の園長である武内先生と主任の菅原先生に、ルクミー導入の経緯や導入の効果についてお話しをうかがいました。

※「スマート保育園・幼稚園・こども園応援プロジェクト」とは……保育施設における課題把握と可視化を行い、「ルクミー」シリーズを活用して、業務効率化のアプローチから課題の解決に取り組むと共に、ルクミーフォトを活用した保育の振り返りの改善、保護者への見える化を行い、保育の質向上を目指すプロジェクトのことです。

ルクミーの考え方に共感したことが、導入の決め手

ルクミーのサービスでは最初に「ルクミーフォト」を導入していただきましたが、どのようなキッカケで導入を決めたのでしょうか？

武内園長先生：

ルクミー導入前に、他社のフォトサービスを利用していました。しかし、保護者から使い方などについて相談を受けたことも何度かあり、そろそろ変更を……、と考えていたときにルクミーを知りました。

現在は撮影した写真を一度パソコンに集約し、そこからルクミーフォトにアップする写真を選んでいます。撮影枚数が多いので作業時間はそれなりにかかっていますが、以前（システム導入前）は自分たちで現像した写真を貼っていたので、その頃よりは格段に楽になりました。

その後、「ルクミー連絡帳」を導入していただきましたが、どのような経緯で導入されたのでしょうか？

菅原先生：

保護者とのやり取りには紙の連絡帳やおたよりを使っていましたが、おたよりをなかなか読んでもらないということもありました。

また、保護者からの提出物もなかなか集まらず、保護者との連絡についてはずっと悩んでいました。メールも読まない世代になっているので、通知機能があるアプリでお知らせしたほうが読んでもらえるかもしれないと考えました。

武内園長先生：

先生の業務負担を軽減し、定着率を上げるためには、仕組みを変えるしかないと思っていました。また、写真を使って保育の見える化を行うことも大切です。総合的に考えて、ICTは間違いなく必要だと感じています。

「ルクミーフォト」を使い始めたことによって、ユニファさんからいろいろなお知らせが来るようになり、その中でオンライン研修が魅力的だったので何度か参加してみました。そこで、ルクミーは単に事務作業を楽にするだけではなく、子どもたちの育ちを大切にする保育の実現のためにICTを活用しようという考え方であることがわかり、とても共感しました。

ICTの会社は他にもありますが、考え方に共感できたルクミーに賭けてみようと思えたことが決め手でした。

進めようとしていることを、あらかじめ職員に知っておいてもらうことが大切

「ルクミー連絡帳」の導入を検討していた時期に、複数の先生を集めて説明会を開いていただきましたよね

武内園長先生：

できるだけ多くの先生を集めて、ルクミーのカスタマーサポート担当者から改めてルクミーについて説明してもらう場を設けました。正規職員や担任の先生だけではなく、副担任の先生やサポートに入った先生が使うこともあるので、誰もが使えるように取り組んでいかないと、ICT化は進みません。

これまであまり深く関わってこなかった先生にも、ICT化すればできることが増えて仕事がさらに楽しくなる、と感じてもらえることが重要です。

最終的には正規職員や園長の私が決定権を持ちますが、全員を巻き込んで進めていかないとうまくいかないと思っていました。

菅原先生：

導入を決定する前に、やろうとしていることが全員に伝わっていることは大切です。いきなり決定事項としてボン！と伝えるのではなく、時間をかけて知ってもらったほうがスムーズに進みます。

事前の保護者アンケートも実施

保護者の方には、導入を検討している時期にヒアリングをしましたか？

武内園長先生：

まずアンケートを取って意向を確認しました。保護者が何を求めているのか理解しておきたかったのです。私たち職員は毎年新しい園児を迎えます。そのため、当たり前ですが保護者と職員の世代はだんだんと離れていきます。

今の保護者の世代はデジタル世代と言われていますが、実際のところスマートフォンやアプリはどの程度使っているのか、インターネット環境は整っているのか、などについても実際のところをきちんと理解したく、アンケートという形で聞きました。

結果として、ほとんどの家にスマホがあり、メッセージアプリにも慣れていて、導入に対して心理的なハードルはなさそうだと確認することができました。ニーズがあること、環境も問題ないことがわかり、導入へ背中を押してもらうことができました。もちろん、少数派ですが反対意見もありましたよ。

導入を検討している他園の先生からは、反対意見が怖いので保護者アンケートをとることをためらっている、との声も聞きます

アンケートは無記名で行いました。思っていたよりも賛成のほうが多かったです。反対意見も「大反対！」というよりは、導入にあたっての心配があるというレベルでした。「概ね良好な反応をいただけたので、導入する方向で進めます。導入にあたって心配がある方も、サポートするので一緒にやっていきましょう」というスタンスをお伝えしました。

▲月隈こども園さまでのアンケートの結果例

導入を決定し、運用をスタートするとき、職員や保護者にはどのように周知しましたか？　また、その際の反応はいかがでしたか？

武内園長先生：

職員には「最初一年くらいは大変な思いをするかもしれないが、やる方向で進めます」と決定事項として伝えました。当園は四十代以上の手書き世代の職員も多いので、どんな反応があるかと思っていましたが、やはり「手書きのほうが早い」と言う先生もいましたね。

菅原先生：

反応の違いは、世代の差というよりも個人差ですね。世代に関わらず、デジタルに馴染んでいる人はすんなり受け入れて、あまり馴染んでいない人は抵抗がある感じでした。

武内園長先生：

保護者には、おたよりで導入の決定とアプリダウンロードの案内をしました。もともと「ルクミーフォト」を導入していたので、それを使っている保護者はすんなりダウンロードできたようでしたが、新たにアプリを使う保護者の中には手こずっている人もいましたね。登録できない！とスマホを持ってくる保護者もいました。

業務負担軽減と保育の質向上のためには、ICT化は必須

「ルクミー連絡帳」の導入後、業務はどのように変わりましたか？　課題だった保護者との連絡はスムーズになりましたか？

菅原先生：

これまで0〜2歳児は連絡帳を毎日、3〜5歳児は保護者が書きたいことがある日だけ、という運用をしていました。紙の連絡帳はなくし、0〜2歳児は今まで通り毎日お互いに書いていますが、むしろ3〜5歳児の保護者からは連絡の頻度が上がりました。

全体としては、伝えたいことをその場でパパッと伝えられ、返事もすぐに返ってくるので、保護者との連絡の手間はだいぶ軽減されました。どうしても紙でやり取りしなくてはならないこともありますが、未提出の保護者にはすぐに個別に連絡できて助かっています。

また、以前はクラス全体の保護者に伝えたいことがある場合、手分けしてクラスの人数分の連絡帳に書いていましたが、今はひとりが一回だけ書いて全員に送れるようになりました。※

とても省力化につながっています。

※ルクミー連絡帳の「共通のできごと」欄の機能のこと

他にもルクミーの機能を色々お使いいただいているかと思いますが、全体を通してどのような変化がありましたか？

武内園長先生：
まだ導入して三ヶ月程度で道半ばですが、導入は順調に進んでいると思います。以前に一度、自治体から補助金があったためICTを導入したことがあるのですが、あまり真面目に取り組んだとは言えませんでした。園長である私自身が導入の意義をあまり感じていなくて、面倒くさいという想いが先に立ってしまっていました。

ルクミーを導入したタイミングでは、業務負担軽減と保育の質向上をセットで考えられるようになり、今後のためにICT化は避けられない課題であると明確に認識していたので、覚悟が違いました。自治体から助成される金額分のサービスをすべて導入するのではなく、運用イメージを描きながら必要なものを選んでいます。

保育の質を上げるためにはICTは必要、とのお話がありましたが、他に現在ICTを使った取り組みはされていますか？

武内園長先生：

コロナ禍でオンライン研修・会議が当たり前になり、ICTの可能性に気付くキッカケになった面もあります。ルクミーの研修もしばらくオンラインで受けて、とても役に立っていましたが、先日ひさしぶりに対面で大豆生田先生の研修を受けました。やはり研修に向き合う集中力が違い、オンラインが続いていたからこそ、対面の魅力をあらためて認識できました。

一方、ICTでのオンライン研修の良さは、都合の良い時間に細切れにして受講したり、他の作業をしながらでも聞いたりできること。大豆生田先生の研修は録音しているので、十五分ずつくらいに区切って、それぞれの都合の良いときに聞いてもらいたいと思っています。今までは集まって伝えることしかできなかったので、ICTのおかげで情報共有のバリエーションが増えました。

最後に、今後ルクミーをどのように活用していきたいですか？

武内園長先生：

コメントを添えた写真を、「おたより」の機能で保護者に送信するところまでは実施しているので、今後はそれをドキュメンテーションに活用していきたいと思っています。ルクミーからお知らせが来る研修も、役立ちそうなところは積極的に利用していきたいですね。