法人一括でのルクミー導入によりICTサービスを標準化。保育者の業務負担軽減と子どもと向き合う時間の創出へ

愛媛県西予市を拠点に保育園を9園運営する社会福祉法人「西予総合福祉会」では、保育関連の業務の負担軽減・保育の質向上の為、2022年11月より運営する全ての保育園でルクミーを導入いただいています。

今回は法人のご担当者、各園の先生方にルクミー導入にあたっての経緯と導入後の変化についてお話をおうかがいしました。

業務負担軽減だけでなく、ドキュメンテーションを活用した保育の見える化を実現できることに惹かれた

どういった経緯でルクミーを導入いただいたのでしょうか？

当園では、12～13年ほど前からルクミーとは別のICTサービスを導入していました。登降園管理や書類作成の機能を使用していましたが、こちらの要望に合わせたカスタマイズが上手く進まず、使いづらいまま使用を続けていました。まだまだ、手書きの書類が残っていた為、業務負担の軽減と子どもに向き合う時間を多く持つことを目的として、ICTサービスの切り替えを検討し始めました。

いくつかの会社に問い合わせをし、比較検討をした結果、ICTサービス導入による業務負担軽減だけではなく、ドキュメンテーションを活用した保育の見える化を達成できることに惹かれ、ルクミーに決めました。プレゼンテーション時の熱い思いに胸を打たれたのもありますね。

契約時〜導入初期の間、営業担当やカスタマーサクセスのサポートにどのような印象を持ちましたか？

当法人の理念などについて理解していただきながら、保育システムのプレゼンをしていただくなど、担当者の対応にとても好印象を抱きました。
今後も信頼関係を確立しながらシステムを導入、運用できるのではないかと考え、安心して契約することが出来ました。

各施設から代表者を募り「ICT委員会」を発足。すべての保育園が、すべての機能を使えることを目指し進めてきた

切り替え検討をはじめるにあたり、どのように進めていったのでしょうか？

切り替え検討を進めるにあたり、ICTサービス導入後の使い方の標準化と本部との連携をねらいとして、各施設から代表者を募り「ICT委員会」を発足させました。すべての保育園で、すべての機能が使えることを目指して協議を進めていきました。

月に一度定例会を開きながら、前のICTサービスからルクミーに替わった際に増える機能について、伝え方の勉強をしていました。パソコンの電源の入れ方が分からないなど、パソコンやタブレットが苦手な先生方もいた為、ICT委員会のメンバーが中心となって教え合いながら抵抗感を少しずつ減らしていきました。

ルクミーの機能を教える際には、ルクミーが提供している、動画で機能を説明するサービスを活用し、少しずつ分かって貰えるようにしました。

ICT委員会のメンバーの皆さまがここまで主体的に活動ができたのはなぜでしょうか？

まず、ICT委員会という役割を任されて「嬉しい」と思う職員で構成されていたことが大きいですね。また、ICT委員会の活動が業務改善に繋がることをメンバー全員がきちんと理解していたことが、主体的な動きに繋がっていると思います。

業者の選定時は本部メンバーが中心に動いていましたが、導入したサービスを使いこなすのは現場の職員である為、導入後は現場のメンバーが中心となり活動しています。

保育者の特性である、「まじめ」な性格も影響していると思います。

本部業務では監査や請求業務に関して大幅に準備の時間を削減。園では定時で帰れる職員も

実際にルクミーを導入された後の変化はいかがでしょうか？

紙媒体がなくなり、書類が電子化されたことが良かったです。これまで、監査の際はプリントアウトした書類を担当者に見せていましたが、データで確認してもらえるようになり、準備や当日の対応が楽になりました。（園長／本部）

導入以前は、一部はICTサービス、一部はエクセルと合わせ技で業務を進めていましたが、全部システムで完結できるようになったことは大きいです。（園長／本部）

また、以前のICTサービスでは、書類の作成時に園で保有する3台のパソコンが取り合いとなり、職員が使いたいタイミングで作業ができないことがありました。ルクミーがタブレットにも対応していた為、ルクミー導入と同時にタブレットも導入したことにより、自分のタイミングで業務ができるようになり、定時で帰れるようになりました。（現場）

また、ルクミーが提供している研修をそれぞれの園で視聴しています。重要な研修の場合は、保育事業部長から発信をして、法人全体で研修コンテンツを活かしています。

「園での活動がスマートフォンからいつでも確認することができるようになり、親子で話す時間を作れるようになった」という保護者からの声も

導入いただいた理由にドキュメンテーション機能があることを挙げていただきましたが、導入後の変化はありましたか？

これまでドキュメンテーションは、写真をプリントし、コメントを書き、園内で掲示するという手作りであった為、保育園内でしかドキュメンテーションを見ることができませんでした。

ルクミー導入により、作成したドキュメンテーションを保護者に送付し、スマートフォンから保護者のタイミングでいつでも確認することができるようになった為、園での活動について親子で話す時間を作れるようになったという声をいただいています。

これまではクラスだよりを発行していましたが、今はドキュメンテーションに移行してきています。

保育者同士はドキュメンテーションを共有しながら、「今日はこういう出来事があった！」「この子は今はこういう育ちがあるよね！」と、会話をすることも増えました。

また、学年を超えてしまうと各クラスのねらいや取り組みが分からないこともある為、月に一度の職員会議の際にドキュメンテーションを持ち寄り、各クラスの取り組みを共有し、保育について協議をしています。

保育者は、自分の保育をアピールする力が弱い方が多い為、自分の保育を振り返り共有する場を設けることにより、アピール力や伝える表現力のスキル向上を狙っています。

最後に、ルクミーの営業担当やカスタマーサポートは期待に応える対応ができていますか？

アフターサポートがすごく良いと感じています。連絡を入れるとすぐに対応してくれる為、本当に助かっています。いまでは、ほぼ全ての機能を使えるようになっています。

満足度は非常に高いですね。