コラム

業務改善、何から始めればいい?あなたの園・施設に合った始め方

2021年11月17日

業務改善、何から始めればいい? あなたの園・施設に合った始め方

「よし、業務改善に取り組もう!」と思っても、何からどう手をつけていいのかわからないことも。
そして、手順を踏まず闇雲に進めてしまうと、方法の選択を間違えたり、逆に手間が増えたりする結果にもなりかねません。
ここでは、そもそも業務改善にはどんな方法があるのかや、改善を着実に進めるための最適なステップを解説します。

そもそもどんな方法があるの?

業務の課題は園・施設によってさまざま。あなたの園・施設が抱える課題に合った改善方法を選ぶことが大切です。
まず、代表的な4つの方法を見てイメージを膨らませてみましょう。

方法1 保育補助者を活用する

方法1 保育補助者を活用する

保育補助者は、清掃や洗濯などの周辺業務を担うことで、保育士の負担を軽減します。
また、保育業務を直接行わなくても、子どもと接する機会はあるため、保育士が保育補助者から話を聞くことで、子どもをより多角的に理解する機会にもなります。
活用にあたっては、明確な業務分担と、密なコミュニケーションが重要です。

方法2 書類業務を見直す

方法2 書類業務を見直す

保育計画や記録、保護者へのお便りなど、保育士はたくさんの書類業務を抱えがちです。
しかし中には、実は内容が重複していたり、あまり活用されていなかったりする場合も。
それぞれの書類の目的を確認し、内容や形式を見直すことで、書類業務の効率が上がるのはもちろん、より充実した内容の資源に高められる可能性があります。

方法3 ICTを活用する

方法3 ICTを活用する

ICTとは、情報技術を使ったコミュニケーションのこと。
保育現場においては、保護者連絡のアプリ化、登降園時間の自動記録、保育計画のペーパーレス化などがICT活用の例として挙げられます。
物理的な作業のデジタル化によって、保育士の負担を軽減でき、保護者とのコミュニケーションもより円滑になる可能性があります。
導入にあたっては、具体的な目的に沿って機能を選択することや、適切な動作環境を整えることが重要です。

方法4 働き方を見直す

方法4 働き方を見直す

決まった手順で続けてきた業務も、少しの工夫で大きく効率化できる場合があります。
たとえば、書類やツールを整理整頓してより働きやすい環境にする、会議の回数や時間を見直す、業務分担に偏りがないか再検討するといった取り組みも効果的です。
残業が当たり前になり、不必要な「残り癖」がついていないかなども、定期的に見直した方が良いでしょう。

どうやって始めればいいの?

業務改善を着実に進めていくには、適切にステップを踏んでいくことが重要です。ここで紹介する4つのステップを参考に、あなたの園・施設に合った進め方を検討してみましょう。

STEP1 プロジェクトチームをつくる

STEP1 プロジェクトチームをつくる

まず、業務改善の担当者を決めてチームをつくりましょう。
しっかりチームとして立ち上げることで、園・施設全体の正式なミッションであるという意識が生まれ、モチベーションも高まります。
チームができたら、メンバーで話し合い、以下の項目を決めてください。

  • 今後の流れ ・スケジュール
  • 園長(施設長)への状況共有の方法

ステップ2 課題を洗い出す

ステップ2 課題を洗い出す

いきなり方法から決めようとすると目的が不明確なままプロジェクトが進み、肝心の業務改善に結びつかない結果になりかねません。
課題の洗い出しはプロジェクトの成功率を上げる重要なステップです。
しっかりと時間をとり、以下の手順で丁寧に進めましょう。

  1. 負担に感じていることを付箋に書き出す
  2. 共通する課題をまとめ、最終的に8~10程度の課題に集約する
  3. 出揃った8~10程度の課題の優先順位を決める

ステップ3 方法と実施プランを決める

ステップ3 方法と実施プランを決める

ステップ2でまとめたそれぞれの課題に対し、ページ6の4つの例を参考に、最適と思われる方法を当てはめていきましょう。
方法を決めたら、具体的なアクションに落とし込みます。
以下の項目を決めて実施プランを策定してください。

  • 目指すゴールのイメージ
  • 必要なタスクと担当者
  • 取り組む期間
  • コスト

ステップ4 実施して振り返る

ステップ4 実施して振り返る

実施プランを策定しても、進行していくうちに予想外の事態が生じたり、変更が必要になったりする場合があります。
各担当者の進行状況はチームで共有し、定期的に振り返りを行いましょう。
必要に応じて実施プランの見直しも行ってください。
(参考:厚生労働省「保育分野の業務負担軽減・業務の再構築のためのガイドライン」

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